WSR GIDA TAKVİYESİ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
POLİTİKASI
G İ R İ Ş
07.04.2016 tarihli Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumayı, verileri toplayan ve işleyen veri sorumlularının yükümlülükleri ve bağlı oldukları usul ve esasları düzenler. “WSR GIDA TAKVİYESİ SAN. VE TİC. A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması Politikası” Kanunun ve uygulama yönetmeliklerinin Kişisel Veri Kurulunun kararlarının uygulanması ve kamu ve Şirket çalışanlarının görev ve sorumluluklarının açıklanması amacı ile oluşturulmuştur.
1. AMAÇ ve KAPSAM
WSR GIDA TAKVİYESİ SAN. VE TİC. A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması Politikası, şirketin yürüttüğü faaliyetler yapsamında, yöneticiler, çalışanlar ve şirket ile ilişki kuran tüm üçüncü kişiler bakımından uygulanmak üzere düzenlenmiştir.
Bu Politika ŞİRKET ile ilişki kuran tüm gerçek kişilerin mahremiyet ve özel yaşamın dokunulmazlığı haklarının ve Kanun ile koruma altına alınan kişisel verilerin korunması haklarının sağlanmasına hizmet etmek amacı ile kural ve esasları belirler.
2. TANIMLAR
Bu POLİTİKA ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki tüm belgeler ve faaliyetler kapsamında;
a. Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
b. Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
c. İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
d. Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
e. Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
f. Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
g. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
h. Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
ifade eder.
3. GENEL İLKELER
Kişisel veriler sadece Kanun ile öngörülen usul ve ilkelere uygun olarak işleme tabi tutulacaktır. Kişisel verilerin işlenmesinde temel ilkeler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma; doğru ve gerektiğinde güncel olma; belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmedir.
4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI ve İŞLENMESİ
ŞİRKET, müşteri güvenliğinin temini, Şirketin ticari ilişki içerisine gireceği veya ticari ilişki içerisinde bulunduğu kişilerle alım, satım, satış hizmet alım, lojistik ve benzeri sözleşmelerin akdedilmesi, sözleşmelerin ifası, bu kapsamda hukuki, mali ve ticari yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ticari risk analizleri yapılması, satın alma operasyonlarının ve ayrıca hukuki ve idari operasyonların yürütülmesi için ŞİRKET’in tabi olduğu yasal mevzuat hükümlerinde öngörülen kanuni yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amaçları için kişisel verileri toplamaktadır.
ŞİRKET’in ticari ilişki içerisine gireceği veya ticari ilişki içerisinde olduğu kişiler ile akdettiği veya akdedeceği sözleşmeler kapsamında, ilgili sözleşmelerin ifası amacıyla muhatap gerçek kişilerin kimlik ve iletişim bilgileri ile ödeme ve faturalama araçlarına ilişkin verileri toplamakta ve işlemektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA ŞEKLİ
Kişisel verileriniz,
Firmamız internet sitesi ve mobil uygulamalarındaki formlar aracılığıyla ad, soyad, TC kimlik numarası, adres, telefon, iş veya özel e-posta adresi gibi bilgiler ile; kullanıcı adı ve şifresi kullanılarak giriş yapılan sayfalardaki tercihleri, gerçekleştirilen işlemlerin IP kayıtları, tarayıcı tarafından toplanan çerez verileri ile gezinme süre ve detaylarını içeren veriler, konum verileri şeklinde;
Şirketimiz ile ticari ilişki kurmak üzere Satış ve pazarlama departmanı çalışanlarımız, şubelerimiz, tedarikçilerimiz, diğer satış kanalları, fiziki veya sanal bir ortamda kağıt üzerindeki formlar, broşürler, tanıtım malzemeleri,
dijital pazarlama ve çağrı merkezi gibi kanallarımız aracılığıyla sözlü, yazılı, yüz yüze ya da mesafeli, veya elektronik ortamdan;
ve sair yollarla kişisel verilerini paylaşan kişilerden alınan, , sözlü veya yazılı ya da elektronik ortamdan;
Ayrıca farklı kanallardan dolaylı yoldan elde edilen, web sitesi, blog, yarışma, anket, oyun, kampanya ve benzeri amaçlı kullanılan (mikro) web sitelerinden ve sosyal medyadan elde edilen veriler, e-bülten okuma veya tıklama hareketleri, kamuya açık veri tabanlarının sunduğu veriler, sosyal medya platformlarından paylaşıma açık profil ve verilerden; işlenebilmekte ve toplanabilmektedir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE AÇIK RIZA
Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Açık rıza yazılı ya da kanıtlanabilir halde olmalı ve ilgili kişinin toplama, kullanma, aktarma ve imha konularında bilgilendirilmesinden sonra alınmalıdır. Ancak aşağıdaki hallerde açık rıza olmaksızın ŞİRKET kişisel verileri işleyebilecektir:
a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
b. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
c. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
d. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
e. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
f. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
g. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
7. VERİ SORUMLUSUNUN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu olarak ŞİRKET veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere;
a. Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
b. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
c. İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
d. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.
Veri sorumlusu olarak ŞİRKET;
e. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
f. Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
g. Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.
8. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Kişisel veri sahibi, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
f. Özel nitelikli bir kişisel veri mevcut ise kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
g. Yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
h. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
i. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
9. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel veriler yukarıda 5. Maddede belirtilen hallerden birisinin varlığı halinde, ilgili kişinin rızası olmaksızın aktarılabilecektir.
Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz. Bunula birlikte, kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılması yukarıdaki 5. Maddede belirtilen hallerden birinin varlığı ve
a. Yabancı ülkede yeterli korumanın bulunması,
b. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin bulunması,
c. Yeterli korumanın bulunduğu ülkeler Kurulca belirlenerek ilan edilir.
d. Kişisel veriler, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, Türkiye’nin veya ilgili kişinin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Kurulun izniyle yurt dışına aktarılabilir.
e. Kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır.
10. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINDA ALINAN TEDBİRLER
Kişisel veriler ŞİRKET bünyesindeki mevcut ve güvenli fiziki veya elektronik ortamlarda saklanacaktır. Sadece ŞİRKET tarafından bu amaçla yetkilendirilecek veri işleyicilerinin verilere erişimine izin verilecektir.
Bu kapsamda;
a. Şirket Bilişim Departmanı sistem, virüs koruma ve güvenlik duvarı yazılımlarının kişisel verilerin korunması bakımından güncel ve kesintisiz biçimde çalışır olmasını sağlayacaktır. Bununla birlikte, Bilişim Departmanı verilere yetkisiz kişilerin erişimini engellemek amacıyla kişisel veri içeren dosyalara ilişkin kullanıcı ve erişim kısıtlaması sağlamaktadır.
b. Şirket fiziksel dosyaları ise sadece ilgili departman çalışanlarının ve ŞİRKET yetkililerinin ulaşabileceği kilitli dolaplarda saklanmaktadır.
c. Şirket çalışanları Kanun hakkında kendilerine verilen eğitimler ve Şirket idaresince verilen talimatlara uygun olarak kullanım amacı ve süresi sona eren kişisel verinin imhasını sağlayacaklardır.
11. KİŞİSEL VERİNİN İMHASINA DAİR İLKELER
a. Kişisel verilerin imhasında her türlü imha usulü uygulanabilir; her türlü dijital formdaki verilerin imhası sürecinde dosyaların kalıcı olarak silinmesinin yanı sıra dijital ortamdaki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemi kullanılabilir. Fiziksel dosyaların ise öncelikli olarak yakılması suretiyle imhası tercih edilmektedir.
b. Kişisel veri işlenmesi için gerekli nedeni sona ermesi ve saklama için rıza yok ise imha edilmelidir ya da anonim hale getirilmelidir.
c. Önceden verilmiş açık rızanın varlığına rağmen, ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veri imha edilmeli ya da anonim hale getirilmelidir.
d. İmha işlemi verinin erişilemez ve geri döndürülemez hale getirilmesi şeklinde olmalıdır.
e. Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır.
f. Veri sorumluları ile veri işleyen kişiler, öğrendikleri kişisel verileri bu Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam eder.
g. İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir. Kurul, gerekmesi hâlinde bu durumu, kendi internet sitesinde ya da uygun göreceği başka bir yöntemle ilan edebilir.